참고 사서함의 항목에는 조직의 보존 정책 또는 메시징 레코드 관리가 적용될 수 있습니다. 이러한 정책의 제한에 따라 사용자는 해당 조직에서 정의한 특정 기간을 초과하여 메시지 및 다른 레코드를 보존할 수 없습니다. 적용된 정책은 자동 보관 설정보다 우선하며 자동 보관 기능은 Microsoft Exchange를 사용하도록 설정된 Outlook 프로필에서 제거됩니다.
자동 보관에서는 보관 기한이 지나 만료된 항목을 Outlook의 원래 위치에서 보관 파일 폴더로 이동합니다. 그러나 만료된 항목이 삭제되도록 사용자가 옵션을 설정할 수도 있습니다.
중요
항목 저장 및 삭제에 대한 자세한 내용
만료된 항목이 삭제되도록 선택하는 등 하나 이상의 자동 보관 설정을 변경하지 않으면 항목은 해당 보관 위치에 저장됩니다. 자동 보관의 경우 항목은 보관 위치에서 삭제되지 않으며 보관 위치로 이동하기 전에만 자동으로 삭제될 수 있습니다. 보관된 항목은 수동으로만 삭제할 수 있습니다.
항목이 영구적으로 삭제되도록 옵션을 선택하면 만료된 항목은 보관되지 않고 자동으로 삭제됩니다. 예를 들어 만료된 항목 삭제(전자 메일에만 해당) 옵션을 클릭하면 받은 편지함, 보낸 편지함 또는 임시 보관함 등의 전자 메일 폴더에 있는 메시지의 보관 기한이 만료되는 경우 해당 메시지는 보관되지 않고 모두 삭제됩니다.
메시지, 약속 및 작업 등 여러 유형의 Outlook 항목에는 각기 다른 보관 기한이 적용되며 사용자가 이러한 보관 기한 설정을 수동으로 변경하지 않을 경우 기본 보관 기한은 그대로 유지됩니다.
Outlook 폴더 항목의 만료 또는 삭제 시점에 대한 기본 보관 기한은 다음과 같습니다.
폴더
보관 기한
받은 편지함 및 임시 보관함
6개월
보낸 편지함 및 지운 편지함
2개월
보낼 편지함
3개월
일정
6개월
작업
6개월
메모
6개월
업무 일지
6개월
연락처
보관 기한 없음
참고 받은 편지함, 일정, 작업, 메모 또는 업무 일지와 동일한 종류의 항목이 포함된 사용자 지정 폴더에도 기본 6개월 보관 기한이 동일하게 적용됩니다.
항목별 보관 기한은 항목 유형에 따라 다릅니다.
항목 유형
보관 기한의 시작 시점
전자 메일 메시지
받은 날짜/시간 또는 마지막으로 메시지를 변경 및 저장한 날짜/시간 중 최근 날짜/시간
모임, 이벤트 또는 약속
항목을 마지막으로 변경 및 저장한 날짜 중 최근 날짜. 되풀이 항목은 자동 보관되지 않습니다.
작업
완료 날짜 또는 작업을 마지막으로 변경 및 저장한 시점. 완료로 표시되지 않은 작업은 자동 보관되지 않고, 다른 사용자에게 할당된 작업은 완료로 표시된 경우에만 보관됩니다.
메모
메모를 마지막으로 변경 및 저장한 시점
업무 일지 항목
업무 일지 항목이 작성된 날짜 또는 해당 항목을 마지막으로 변경 및 저장한 시점
연락처
연락처는 기본적으로 보관되지 않지만 사용자가 수동으로 연락처를 보관할 수는 있습니다.
Outlook을 처음으로 실행하면 자동 보관이 기본적으로 활성화되어 14일 간격으로 실행됩니다. 필요한 경우 사용자는 자동 보관의 실행 간격을 변경하고, 보관될 항목을 저장하는 데 사용되는 Outlook 데이터 파일(.pst)을 지정하고, Outlook 폴더의 항목이 보관되는 시점을 선택할 수 있습니다.
도구 메뉴에서 옵션을 클릭하고 기타 탭을 클릭합니다.
자동 보관을 클릭합니다.
참고 컴퓨터 설정 및 추가 기능에 따라 옵션 대화 상자에 다른 탭이 표시될 수도 있습니다.
시작할 때 n일마다 자동 보관 자동 보관을 실행할 간격을 선택합니다. 동시에 여러 항목을 보관하면 컴퓨터 성능이 저하될 수 있으므로 자동 보관 프로세스를 단축할 수 있는 시간 간격을 선택하는 것이 좋습니다. 해당 기간 동안 받는 일반적인 항목 개수를 고려하여 간격을 조정하십시오. 자동 보관 실행 전 실행 여부 묻기 자동 보관을 통해 Outlook 항목을 처리하기 전에 미리 알림 메시지가 표시되게 하려면 이 옵션을 선택합니다. 메시지가 표시되면 아니요를 클릭하여 자동 보관 세션을 취소할 수 있습니다.
만료된 항목 삭제(전자 메일에만 해당) 이 옵션은 기본적으로 선택되어 있지 않습니다. 이 옵션을 선택하면 보관 기한이 만료된 전자 메일 메시지가 삭제됩니다. 기본 보관 기한은 임시 보관함과 받은 편지함의 경우 6개월이고 보낸 편지함의 경우 3개월이지만 다음 기간이 지난 항목 지우기 옵션을 사용하여 기한을 변경할 수 있습니다.
오래된 항목 보관 또는 삭제 자동 보관을 통해 만료된 항목의 일부 또는 전부를 삭제하려면 이 옵션을 선택해야 합니다. 이 옵션을 선택하면 보관 기한이 만료된 항목 중 보관할 항목과 삭제할 항목을 사용자가 결정할 수 있는 옵션이 활성화됩니다. 보관할 항목과 삭제할 항목을 결정한 후 보관 및 삭제 모두에 적용되는 추가 설정을 선택합니다.
참고 자동 보관 대화 상자에서 "폴더"라는 용어는 일정 폴더, 작업 폴더 및 개별 전자 메일 폴더 등의 기본 Outlook 기능 영역을 가리킵니다. 이는 일정 항목과 작업 항목이 각각 일정 폴더와 작업 폴더에 저장되기 때문입니다.
폴더 목록에 보관 폴더 표시 보관 폴더를 다른 작업 폴더와 함께 탐색 창에 나열하려면 이 옵션을 선택합니다. 기본 보관 폴더에서는 하위 폴더를 열고 보관된 항목을 볼 수 있습니다. 보관된 항목을 보면서 올바른 항목이 보관되었는지 확인할 수 있으며 작업 폴더로 복원할 항목을 원래 위치로 끌어서 놓을 수도 있습니다.
다음 기간이 지난 항목 지우기 항목을 보관할 시점의 기본 설정을 일, 주 또는 월 간격으로 선택합니다. 간격은 1일에서 60개월까지 설정할 수 있습니다. 여기에서 "지우기"는 항목을 보관(저장)하는 것을 의미하며, 다른 곳에서 폴더에 대해 삭제 설정을 지정한 경우를 제외하고는 "삭제"를 의미하지 않습니다.
오래된 항목 이동 위치 이 위치에 대한 기본 설정은 Microsoft Windows Vista 운영 체제를 실행하는 컴퓨터와 Windows XP 운영 체제를 실행하는 컴퓨터에서 서로 다릅니다.
Windows Vista: C:\사용자\사용자\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
Windows XP: C:\Documents and Settings\사용자 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
보관할 항목이 기본 위치 대신 다른 위치로 이동하도록 설정하려면 원하는 위치를 찾아 설정하면 됩니다. 이렇게 하면 보관 기한이 만료된 항목은 이 위치로 옮겨집니다.
참고 사용자 지정 위치에 보관된 항목은 해당 폴더를 사용자가 열어 수동으로 항목을 삭제하지 않는 한 삭제되지 않습니다.
오래된 항목 영구 삭제 이 옵션은 만료된 항목을 기본 위치, 지정한 다른 폴더 또는 지운 편지함 폴더로 이동하지 않고 바로 삭제합니다.
이 설정을 모든 폴더에 적용 이 옵션은 사용자가 변경한 내용을 포함한 자동 보관 설정을 모든 폴더에 적용합니다. 하나 이상의 폴더에 대해 서로 다른 설정을 지정하려면 이 옵션을 선택하지 말고 이 단추 아래에 개별 폴더의 설정을 지정하는 방법을 설명하는 지침을 따르십시오. 이 지침은 다음 섹션인 "개별 폴더의 자동 보관 설정 변경"에도 나와 있습니다. 특정 폴더에 대한 변경 사항은 해당 폴더에만 적용됩니다.
보존 정책 정보 조직의 시스템 관리자는 사서함 항목의 자동 보관 시점과 방법을 결정하는 보존 정책을 설정할 수 있습니다. 이 단추를 통해 정책을 볼 수 있지만 정책을 변경하려면 적절한 권한이 있어야 합니다.
확인을 클릭합니다.
참고
오래된 항목 이동 위치에 표시된 보관 파일을 변경하면 자동 보관이 실행될 때마다 변경된 새 파일이 사용됩니다.
기본 폴더 옵션을 먼저 설정한 다음 개별 폴더 설정을 사용자 지정하십시오. 그렇지 않으면 사용자 의도와 다르게 기본 설정이 변경될 수 있습니다.
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